Dirección - Tramite Documentario - Actas y Certificados - Secretaria - Imagen Institucional / A.G.I. - A.G.A. - A.G.P. - O.C.I. - Asesoría Jurídica

SECRETARIA
Raquel Casas Lévano

Depende jerárquicamente del Director (a) de la UGEL 03, cumple las siguientes funciones:

a) Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan al despacho de la Dirección.
b) Tomar dictado, redactar según las indicaciones del Director (a), digitar la correspondencia, preparar la documentación para el despacho y firma de la Dirección.
c) Organizar y mantener actualizado el archivo de acuerdo a las normas vigentes, cuidando y estableciendo la seguridad, conservación y confidenciabilidad.
d) Realizar el seguimiento y control de la documentación que se encuentra en trámite e informar al público usuario sobre su situación.
e) Preparar los pedidos de materiales y útiles de oficina para la Dirección. los decepciona, distribuye y cuida de su seguridad y control.
f) Gestionar la producción e impresión de los documentos que sean requeridos por el despacho.
g) Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento del mobiliario, equipo y acervo documentario y mantiene actualizado el margesí de bienes.
h) Atender y efectuar llamadas telefónicas, remitir y recepcionar documentos vía fax, en cumplimento de las actividades administrativas.
i) Registrar el control de asistencia, inasistencia, permisos, licencias, vacaciones, desplazamiento interno y externo y hojas de producción del personal de Dirección.
j) Organizara solicitud del Director (a) la agenda de actividades del día, concertar citas y reuniones previstas en la agenda.
k) Organizar y mantener la ambientación de las oficinas a su cargo.
l) Elaborar el consolidado de producción estadística de los documentos ingresados al despacho.
m) Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director (a).